Rychlé a efektivní předávání informací zaměstnancům může být velkou výzvou. Oddělení péče o děti v okrese San Bernardino použilo digitální informační panely, aby usnadnilo. Mnoho manažerů má neblahou zkušenost s odesláním důležitého e-mailu, který si značná část zaměstnanců ani nepřečte. Zajistit efektivní interní komunikaci pro zaměstnance je velmi náročné, zejména pokud má organizace více poboček.
Například oddělení ochrany dětí v okrese San Bernardino mělo potíže s efektivním poskytováním informací zaměstnancům.
„Oddělení potřebovalo prostředek, který by umožňoval šířit různorodý informační obsah zaměstnancům na různých fyzických místech tak, aby se snadno spravoval a zaměstnanci jej mohli snadno zaznamenávat,“ uvedla v e-mailové zprávě Timoney Stewartová, systémová analytička oddělení péče o děti. „Když se tyto informace posílaly e-mailem, často zůstaly nepřečteny a zaměstnanci byli méně informováni o dění na oddělení.“
Ve snaze vyřešit tento problém se oddělení začalo spoléhat na projekci digitálního obsahu, konkrétně na cloudové řešení Carousel Digital Signage. Digitální řídicí panely snižují únavu z e-mailů a Sharepointu tím, že zjednodušují prezentaci, což vede k tomu, že zaměstnanci vynakládají méně úsilí na získání informací,“ řekl Stewart. „Pokud jsou informační tabule promyšleně rozmístěny po kancelářských prostorách, je pravděpodobnější, že si zaměstnanci informace na nich přečtou.“
„Oddělení využívá tuto platformu k informování zaměstnanců o aktuálních událostech, programech a obchodních informacích.“
„Protože se jedná o cloudovou platformu, poskytuje toto řešení plynulejší aktualizace a uživatelé mohou k síti přistupovat z libovolného místa nebo zařízení,“ uvedla v tiskové zprávě Amber Wardová, kreativní ředitelka společnosti Carousel.
Kromě této základní funkce je řešení vybaveno také nástroji pro správu uživatelů, takže správce má kontrolu nad tím, jaký obsah a kdy se zveřejňuje.
„Věříme, že čím více lidí může do digitálního systému přispívat svým obsahem, tím lépe,“ řekl Ward. „Proto je správa uživatelů tak důležitá. Stačí nastavit roli uživatele a definovat, jaká oprávnění má mít. Schvalovací proces Carouselu zadržuje obsah vytvořený uživateli, dokud jej neschválí správce, takže se ven nedostane nic neočekávaného.“
Pro úspěšné používání digitálního informačního systému pro zaměstnance Stewart doporučuje, aby si společnosti určily soubor potřeb, které by měl splňovat. Dále uvedl, že byste měli prověřovat obsah, který si budou chtít zaměstnanci prohlížet, a také pečlivě zvážit umístění informačních panelů.
„Dbejte na promyšlené umístění informační tabule. Dávejte přednost místům s velkým provozem a místům, kde se zaměstnanci zdržují delší dobu, jako jsou odpočinkové místnosti nebo velké otevřené kancelářské prostory,“ řekl Stewart.
Ward doporučuje, aby si organizace vybraly jednu platformu digital signage, kterou by používala všechna oddělení a která by všem poskytovala „práva a kontrolu nad obsahem“.
Například v případě státní správy doporučuje, aby „soudy, úřady nebo turistické části města byly řízeny společně, aby byla zajištěna bezproblémová komunikace ve všech oblastech“.
Aby byl přenos digitálního obsahu efektivní, musí jej organizace využívat především pro potřeby zaměstnanců, nikoli pouze pro samotné zasílání informací.
„Uživatelé si mohou snadno a přehledně zobrazit informace o čase, bezpečnostních informacích nebo nejlepších úspěších zaměstnanců, aby byli zaměstnanci i zákazníci v obraze. Takové řešení může také vytvářet pocit komunity, protože spojuje lidi a udržuje jejich sociální vazby.“ .
